Как «Спортмедика» сократила работу администратора в 2 раза с SQNS

Как клиника на пять врачей ускорила путь пациента и освободила время врачей

В клинике восстановительной и спортивной медицины пациент редко приходит один раз. После консультации может начаться курс процедур, работа с болевым синдромом или длительное восстановление после травмы и операции.

Для администратора это означает не одну запись, а целую цепочку: подобрать время, оформить визит, учесть оплату или абонемент, напомнить о следующем посещении и не потерять пациента между этапами лечения.

В московской клинике «Спортмедика» эта цепочка требовала слишком большого количества действий. Чем длиннее был путь, тем больше времени уходило на рутинные операции и тем выше становился риск ошибки.

После внедрения МИС SQNS количество кликов, необходимых администратору от первого контакта с пациентом до закрытия визита, сократилось более чем в два раза. Ошибки практически исчезли, а врачи стали тратить на медицинскую документацию примерно на 10% меньше времени.

О клинике

«Спортмедика» – клиника в Москве, специализирующаяся на лечении заболеваний опорно-двигательного аппарата.

В команде работают пять врачей. Специалисты помогают пациентам с заболеваниями позвоночника и суставов, межпозвоночными грыжами, мышечными и болевыми синдромами, спортивными травмами. Также в клинике восстанавливают подвижность суставов после операций.

Во многих случаях лечение состоит из нескольких этапов. Пациенту важно соблюдать график посещений и продолжать курс, врачу – видеть динамику, а администратору – контролировать записи, оплаты и последующие визиты.

Поэтому клинике требовалась не только программа для расписания, а МИС, способная связать медицинскую и административную работу.

Рассчитать стоимость МИС

Почему прежний путь пациента нужно было упростить

Поиск новой системы начался на фоне общей цифровизации здравоохранения. Руководство понимало, что требования к медицинским организациям будут расти, а простой программы для записи со временем станет недостаточно.

При этом «Спортмедике» было важно не получить тяжёлую систему, рассчитанную только на крупную сеть.

Анна Панова

Травматолог-ортопед, врач спортивной медицины и ЛФК

«Мы искали МИС, которая будет доступна для малого бизнеса сейчас и сможет удовлетворить растущие запросы в перспективе»

До внедрения

Путь от первого обращения до завершения визита состоял из длинной последовательности операций. Администратору нужно было провести пациента через запись, посещение, расчёты и закрытие визита, не пропустив ни одного этапа.

Чем больше было ручных переходов и проверок, тем больше времени занимала работа и тем выше становилась вероятность ошибки. Для клиники, где пациенты часто проходят курс лечения, к этому добавлялись абонементы, депозиты, повторные записи и напоминания о следующих посещениях.

После настройки SQNS

Основные действия выстроили в более короткий и последовательный сценарий внутри одной системы.
Администратор работает с записью, данными пациента, расчётами и завершением визита без прежнего количества лишних переходов.

Анна Панова

Травматолог-ортопед, врач спортивной медицины и ЛФК

«Более чем в два раза уменьшилось количество кликов, которые должен сделать администратор, чтобы провести клиента от первого контакта до закрытия визита»

В результате работа ускорилась, процесс стал понятнее, а ошибки практически исчезли.

Почему выбрали SQNS

При сравнении медицинских информационных систем команда ориентировалась на три критерия.

Клиника хотела вести обязательные процессы внутри МИС, а не собирать их из отдельных решений.

Соответствие требованиям законодательства.

Клиника хотела вести обязательные процессы внутри МИС, а не собирать их из отдельных решений.

Соответствие требованиям законодательства.

Клиника хотела вести обязательные процессы внутри МИС, а не собирать их из отдельных решений.

Соответствие требованиям законодательства.

«Компьютер постоянно был занят. Если врачу или медсестре нужно было что-то посмотреть, они шли к администратору. А ей одновременно надо и пациента записать, и данные внести, и всем ответить»

— руководитель клиники Алексей Игоревич

«У нас всё было отдельно»

Старая программа была лишь одной частью системы.

Для бонусов клиника использовала отдельный сервис лояльности. Передача данных в ЕГИСЗ существовала отдельно. Документы страховых компаний находились в письмах и бумажных папках. Часть информации приходилось переносить вручную.

Например, при списании бонусов администратор сначала проводил операцию в одной программе, а затем вручную корректировал сумму в другой.

«У нас был отдельный ЮДС, отдельный ЕГИСЗ, отдельная программа для стоматологии – всё было отдельно».

— руководитель клиники Алексей Игоревич

Каждый сервис решал свою задачу. Но сотрудники клиники сами соединяли их в единый процесс – проверяли данные, переносили суммы, искали документы и передавали информацию между ресепшеном и кабинетами.

Зачем полноценная МИС стоматологии на 4 врача

Когда в клинике работает небольшая команда, большая система может казаться избыточной.

Расписание можно вести в таблице. Карты – хранить на бумаге. Бонусы – считать в отдельном приложении. Для ЕГИСЗ – подключить ещё один сервис.

Именно так в начале рассуждали и в «Денталике-М».

Проблема была не в том, что каждый отдельный инструмент плохо работал. Чем больше их становилось, тем больше появлялось ручных действий:

информацию нужно переносить;
суммы – сверять;
документы – искать;
сотрудникам – объяснять, где находятся нужные данные;
руководителю – собирать общую картину по частям.

Клинике требовалась не ещё одна программа, а система, которая объединит уже существующие процессы.

«Сначала кажется: зачем клинике на три-четыре врача такая система? Можно вести всё в Excel, печатать карты, отдельно подключить скидки. А потом понимаешь, что за одно заплатил, другое подключил – и получается какой-то бардак».

— руководитель клиники Алексей Игоревич

Проблема была не в том, что каждый отдельный инструмент плохо работал. Чем больше их становилось, тем больше появлялось ручных действий:

информацию нужно переносить;
суммы – сверять;
документы – искать;
сотрудникам – объяснять, где находятся нужные данные;
руководителю – собирать общую картину по частям.

Клинике требовалась не ещё одна программа, а система, которая объединит уже существующие процессы.

Как выбирали новую МИС

Команда изучала популярные решения для стоматологий и сравнивала их по нескольким критериям:

наличие электронной медицинской карты;
функциональность для стоматологии;
работа с ЕГИСЗ;
возможность загрузить собственные документы;
доступ для разных сотрудников;
понятность интерфейса;
стоимость;
качество поддержки.

Некоторые программы выглядели дешевле, но в них не было необходимых функций. В других системах требовалось оплачивать доступ каждого пользователя – врача, администратора, медсестры.

После расчёта итоговая стоимость получалась сопоставимой, но возможностей было меньше.
SQNS выбрали за сочетание функциональности, понятного интерфейса и возможности собрать основные процессы клиники в одной системе.

Переход без остановки работы

Больше всего команда переживала не из-за технических настроек, а из-за сотрудников. Врачи и медсёстры привыкли к старой программе. При первом знакомстве с новой системой было непонятно, как вести приём, работать с картой и использовать шаблоны.

Руководство не стало назначать день, после которого вся клиника должна была мгновенно отказаться от прежнего решения.

Некоторое время две программы использовали параллельно. В SQNS постепенно настраивали расписание, услуги, шаблоны визитов и документы. Вопросы разбирали по мере их появления – прямо в процессе работы.

Мы не останавливались ни на секунду. Некоторое время вели старую и новую программы параллельно, а затем постепенно начали работать уже в SQNS».

— руководитель клиники Алексей Игоревич

Администратор и медсёстры освоились быстрее. Врачам потребовалось больше времени на медицинские карты и шаблоны приёмов, но переход прошёл без паники и отмены записей.

По словам руководителя, основную логику сотрудники поняли примерно за неделю. За первый месяц команда обращалась с вопросами лишь несколько раз.

Результат № 1. Расписание перестало принадлежать одному компьютеру

После перехода врачу больше не нужно идти на ресепшен, чтобы посмотреть записи.

В мобильном приложении сотрудники видят свой график, будущие визиты и изменения в расписании. В пределах доступных прав они могут работать с записями и уточнять данные пациента.

Если администратор обзвонил пациентов, врач видит результат и заранее понимает, кто подтвердил визит, а с кем ещё не удалось связаться.

Для разных процедур клиника может устанавливать подходящую продолжительность приёма. Вместо стандартного часового интервала в расписании можно выделить 15, 20, 30 минут или другое необходимое время.

Это помогает точнее планировать загрузку и видеть свободные окна между пациентами.

Что изменилось на ресепшене

Работа администратора не исчезла, но стало меньше внутренних отвлечений.

Раньше сотрудники подходили, чтобы открыть расписание, посмотреть информацию или проверить статус пациента. Теперь значительную часть сведений они видят самостоятельно.

«Все стали более автономными. Им уже не нужно постоянно идти к администратору и ждать, пока освободится компьютер».

— руководитель клиники Алексей Игоревич

Один сотрудник больше не остаётся единственной точкой доступа ко всей информации клиники.

Хочу также

Результат № 2. История пациента собралась в одном месте

За годы работы в «Денталике-М» накопился большой бумажный архив. Найти карту человека, который обращался 10–15 лет назад, было отдельной задачей.

«Карточку пятнадцатилетней давности найти в архиве – это целый квест».

— руководитель клиники Алексей Игоревич

В SQNS с пациентом связаны его визиты, документы, выполненные услуги, расчёты и прикреплённые файлы.

Собственные документы клиники:

в систему можно загрузить используемые в стоматологии шаблоны:
договоры;
информированные добровольные согласия;
анкеты;
заявления;
справки;
направления.

При формировании документа данные пациента подставляются в соответствующие поля. Сотруднику не приходится каждый раз вводить их вручную.

Страховые согласования

Раньше документы от страховой компании могли храниться в письмах или передаваться врачу в бумажном виде.

Теперь файл можно прикрепить к карточке пациента. Врач видит, какие услуги согласованы, что входит в программу и на какую сумму разрешено лечение.

«Гарантийное лечение – 0 ₽»

Команда адаптировала систему под собственную практику и создала отдельную услугу для гарантийных обращений.

Если пациент приходит на коррекцию и клиника не берёт оплату, визит всё равно сохраняется в истории:

видно, когда пациент обращался;
что ему сделали;
что лечение было гарантийным;
что деньги не взимались.

«Мы можем открыть карточку и показать: вы были у нас в этот день, мы провели гарантийное лечение и денег с вас не брали».

— руководитель клиники Алексей Игоревич

Такая деталь кажется небольшой, но она показывает ценность полной истории пациента: клинике не приходится восстанавливать события по памяти, бумажным картам и кассовым операциям.

Бонусы, депозиты и подарочные сертификаты также можно учитывать внутри системы, не сверяя отдельную программу лояльности с расчётами в МИС.

Результат № 3. Руководитель увидел работу клиники в цифрах

В прежней программе были отдельные отчёты, но не хватало целостной аналитики по врачам, услугам и кабинетам.

Теперь руководитель может смотреть:

выручку за день, месяц или выбранный период;
показатели по врачам;
выручку по кабинетам;
количество оказанных услуг;
продолжительность отдельных процедур;
начисления сотрудникам;
сезонные изменения.

Например, можно оценить, сколько конкретных процедур провёл врач и сколько времени они занимали.

«Мы видим выручку по врачам и кабинетам, сколько оказано конкретных услуг, сколько времени уходит на процедуры. Раньше такой статистики практически не было».

— руководитель клиники Алексей Игоревич

В «Денталике-М» эти данные не используют для соревнования между специалистами. Они помогают руководителю понимать, как работает клиника в целом, сравнивать периоды и принимать управленческие решения не только на основе ощущений.

Не одна функция, а связанный процесс

После внедрения не изменился сам подход «Денталики-М» к лечению. Пациенты по-прежнему возвращаются благодаря врачам, репутации и гарантиям клиники. Изменилась внутренняя организация работы.

Раньше отдельные процессы существовали рядом: запись → бумажная карта → документы → страховое письмо → бонусная программа → ЕГИСЗ → отчёты.

Теперь они связаны с пациентом и друг с другом внутри одной системы.

Именно поэтому ценность полноценной МИС заметна даже в стоматологии на четыре врача. Небольшой размер команды не уменьшает количество обязательных процессов. Напротив, когда сотрудников мало, особенно важно не тратить их время на перенос данных и поиск информации.

«Поначалу кажется, что большая система для маленькой клиники – это дорого и сложно. Но потом понимаешь: отдельно подключать документы, бонусы, ЕГИСЗ и другие сервисы тоже дорого. А работать с ними ещё и неудобно».

— руководитель клиники Алексей Игоревич

Вместо очереди к одному компьютеру

Почти 30 лет «Денталика-М» развивалась как семейная стоматология, в которую пациенты возвращаются поколениями. Но зрелому бизнесу перестала подходить программа, рассчитанная на одного пользователя.

В начале этой истории врачу приходилось выходить из кабинета и идти на ресепшен, чтобы посмотреть расписание. Администратор отвлекался от пациента, а у компьютера собирались сотрудники с разными вопросами.

Теперь врач видит свой график самостоятельно. Документы и страховые согласования находятся в карточке пациента. Руководитель получает данные по работе клиники без ручных сводок.

Единственный компьютер на ресепшене перестал быть центром, вокруг которого строится вся работа.

Посмотрите, как SQNS будет работать в вашей клинике

На демонстрации покажем расписание, электронную карту, документы, расчёты, ЕГИСЗ и аналитику на сценариях небольшой клиники.