Инструкция по работе с KDL

Этап 1: Подготовка и настройка доступа

Между клиникой и лабораторией (за пределами SQNS) должен быть заключен договор.
Важным предусловием является оплата доступа к модулю "Лаборатории".
Оплату можно выполнить на лэндинге в модуле.

Далее нужно открыть доступ тем специалистам, который будут работать с модулем "Лаборатории" (уже внутри SQNS):

Настройки > Настройки клиники > Модули и интеграции >

Интеграции с лабораторными системами;

Настройка > Управление правами доступа > Блок "Лаборатории" (включить).

3. Лаборатории - Настройка лаборатории - заполнение данных для подключения
в разделе KDL. (см. ниже).

Настройки лаборатории (на изображении выше) являются очень важными, с точки зрения начала работы с KDL.

"Код отправителя МЦ" и "Наименование МЦ" - Данные в этих полях указываются
на основании той информации, которая была указана в договоре (между клиникой
и лабораторией). В случае, если эта информация отсутствует в договоре, можно запросить её у KDL по ранее установленным каналам связи.

"Регион" - Поле является внутренним (с точки зрения МИСа) и в лабораторию
не передается, но его обязательно нужно заполнить, для более точного расчета выдачи результатов при исследованиях.

Этап 2: Работа со справочником и исследованиями

Важное предусловие: справочник "Типы исследований" (это перечень типов исследований, который доступен для конкретной клиники в рамках договора
с лабораторией) и справочник "Услуги" (Перечень типов исследований, которые были отфильтрованы при помощи справочника "Типы исследований" и перемещены/импортированы в раздел с услугами) - это разные справочники, которые тесно взаимодействуют между собой.

Все обновления данных по типам исследований сначала всегда попадают
в справочник "Типы исследований", а только потом актуальную информацию можно прокинуть в справочник услуг.

При работе с справочником типов исследований необходимо периодически выполнять обновление справочника.

Типы исследований появятся после синхронизации справочника с лабораторией, которая произойдет в течение 30 минут после заполнения корректных настроек лаборатории.

Для того, чтобы выполнить обновление справочника, требуется перейти в модуль "Лаборатории" - раздел "Настройка лаборатории" и нажать на кнопку "Обновить справочники".
После того, как было выполнено обновление справочников, можно перейти к импорту типов исследований в услуги.

Для того, чтобы выполнить импорт в услуги, нужно перейти в модуль "Лаборатории" - раздел "Типы исследований". Нажать "Импорт в услуги" и после чего, в случае успешного завершения импорта, появится всплывающее уведомление о завершении импорта.

Правила, по которым импортируются

исследования и комплекты в "Услуги"

В папке КДЛ создаются услуги на основе типа исследований лаборатории:

1 услуга = 1 связанный тип исследование;
Название услуги = Код услуги + название типа исследования;
Категория услуги = "KDL" (Не редактируется);
Наименование для печати = Наименование типа исследования;
Стоимость = фиксированная.

В папке КДЛ создаются услуги на основе комплекта лаборатории:

1 услуга = 1 комплект*;
Название услуги = Код услуги + название комплекта;
Категория услуги = "KDL" (Не редактируется);
Наименование для печати = Наименование комплекта.

*- это совокупность нескольких связанных между собой исследований или услуг.

Как добавить цены на услуги в справочнике?

Требуется зайти в модуль "Продажи" > "Услуги" > "Excel" и выбрать "Загрузить из xls".

Далее выполняется переход на страницу "Загрузить из Excel".
Для загрузки файла нужно выполнять действия по шагам, которые указаны
на странице.
В Шаге 1 — в выпадающем списке выбрать "Услуги + Исследования";
В Шаге 2 — нужно ориентироваться на инструкцию по заполнению шаблона + сам шаблон, который потребуется заполнить перед загрузкой в систему;
В Шаге 3 — после заполнения Excel согласно инструкции - можно добавить файл
в окно для загрузки. (см. пример ниже).

И, как результат, на примере одной записи в справочнике, можно заметить изменение цены после загрузки. (см. пример ниже).

Этап 3: Работа и действия с заявками

Визиты с исследованиями

Создание визитов:
Для того, чтобы сформировать заявку в лабораторию, когда все настройки выполнены, требуется создать визит.

В визите требуется выбрать ответственного, а так же указать ФИО пациента.
Далее, чтобы добавить исследование в визит, нужно добавить услугу.
Через переход в окно "Найти услугу", в разделе категорий нужно выбрать папку "Лабораторные исследования" > "KDL".

В списке по нажатию ЛКМ на тип исследования и\или комплект выбрать нужное наименование.

В один визит можно добавлять несколько типов исследований и\или несколько комплектов исследований.
После того, как в визите заполнены все необходимые данные, требуется отметить "Пациент пришел".

Пациент оплачивает услугу.
Перед завершением работы с визитом требуется сохранить последние изменения.
Сохранение запускает процесс формирования заявки на исследование.
По умолчанию заявка появляется в статусе "Новая".
Страница "Исследования" находится в модуле "Лаборатории" > "Документы".

По умолчанию, без применённых фильтров, исследования показывают список всех исследований, которые были выполнены в клинике.
Для фильтрации доступны следующие поля (см. на изображение ниже) - раскрываются при нажатии на кнопку "Фильтр".
Сортировка списка работает по столбцам "№ Исследования" и "Дата заявки".
(по умолчанию показывает самую новую запись в списке).

Редактирование и удаление визитов

Редактирование визита при разных состояниях заявки в лабораторию:

Сценарии редактирования визитов

Сценарий 1: Изменение услуги с одной на другую, если заявка ещё не была отправлена в лабораторию.
Редактирование доступно. Для того что бы выполнить редактирование, требуется перейти в визит, в списке услуг удалить не актуальную услугу и добавить новую, актуальную услугу. После внесения изменений нажать "Сохранить".
В таком случае номер заявки на исследование не будет изменен. Поменяется наполнение самой заявки.

Сценарий 2: Добавление услуги в визит, если заявка ещё не была отправлена
в лабораторию.
Редактирование доступно. Для того, чтобы выполнить редактирование, требуется перейти в визит, в списке услуг добавить новую, актуальную услугу или комплект. После внесения изменений нажать "Сохранить".
В таком случае номер заявки на исследование не будет изменен. Поменяется наполнение самой заявки.

Сценарий 3: Изменение услуги с одной на другую, если заявка была отправлена
в лабораторию.
Изменение услуги (комплекта) невозможно, если заявка уже была отправлена.

Сценарий 4: Добавление услуги в визит, если заявка была отправлена
в лабораторию.
В таком случае от одного визита будет создана новая заявка на исследования.
(см. пример ниже).

Сценарии удаления визитов

Сценарий 1: Удаление визита, если заявка не отправлена в лабораторию
В случае удаления визита, заявка на исследование так же автоматически удаляется. (см. пример ниже)

Сценарий 2: Удаление визита, если заявка отправлена в лабораторию
Удаление визита невозможно, если заявка уже была отправлена.
(см. пример сообщения ниже)

Отправка заявки на исследования в лабораторию

При входе в заявку на исследование потребуется заполнить тело заявки и выполнить забор биоматериала в соответствии с требованиями лаборатории.
Обязательные поля отмечены символом - "*"

При нажатии на кнопку "Рассчитать преаналитику" выполняется внутренняя проверка системы на корректность заполнения заявки.

При работе с заявками учитывайте, что возможен запуск процесса обновления справочников после нажатия кнопки "Рассчитать преаналитику".

Обычно он занимает 2-3 минуты. Система оповестит о запуске данного процесса.

После рассчета преаналитики в блоке "Биоматериалы" появится возможность напечатать штрихкод. (см. ниже. одноименная кнопка).

Раскрывается модальное окно:

После того, как биоматериал отмечен штрихкодом, его (биоматериал) нужно отправить курьером в лабораторию.
Финальной стадией работы над заявкой в этом этапе является отправка заявки
в лабораторию.
Действие выполняется нажатием "Отправить". После чего заявка получает статус "Отправлена". (см. изображение ниже).

Механика стоп-листов в отношении заявок
В системе предусмотрена механика стоп-листа. Данная механика не дает отправить
в лабораторию заявку с услугой, которая по той или иной причине не может быть оказана.
В "Визите" будет получено предупреждение: "Исследование в стоп листе KDL".

В теле заявки на исследование будет отображается предупреждение.

Ошибка расчета преаналитики: На данный момент работа с заявкой невозможна.
Ошибка расчета преаналитики: Исследование (Название) находится в стоп-листе.

Проверка заявки на конфликт услуг
При расчете переаналитики может возникнуть ситуация, когда, услуги в визите могут конфликтовать между собой. Для таких кейсов предусмотрен функционал разделения заявки.
После нажатия кнопки "Рассчитать преаналитики", система предложит вам разделить заявку.
После этого заявка разделяется.
Услуга 1 остается в текущей заявке, услуга 2 выносится в новую заявку
на исследование.

Получение статуса и результата заявки

Важно: Ночью (1 раз в сутки) работает процедура, которая опрашивает лабораторию о статусах заявок на исследования.
Так же есть возможность получить статус по заявке вручную по нажатию кнопки "Получить результат".

Периодически (рекомендуется не чаще 1 раза в 5 минут) запрашивать историю статусов заявки и проверять последний (по дате) статус заявки до получения финального статуса. (т.е. статус "Выполнено" или "Отклонено").

При получении документа с результатами в формате pdf работает логика:

При получении результатов, их количество в PDF меняется нарастающим итогом по мере готовности.

Пример: В заявке 2 исследования, срок готовности разный, 1 и 5 дней соответственно. Когда готов первый результат исследования №1, в PDF будет только он. Когда будет готово исследование №2 - в PDF будет результат исследования №1 и результат исследования №2).

Если часть материала попала в брак, т.е. исследование не может быть проведено, то система выдает ошибку: "Исследование не выполнено: (название исследования)"

Как результат исследования, должны получить PDF с результатами исследований.
(см пример ниже)

Отмена отправки заявки в лабораторию

При отмене заявке требуется учитывать 2 ключевых сценария.

Сценарий 1: Успешная отмена заявки
До фактической отправки данных в лабораторию, есть возможность отменить отправку заявки. (см. пример ниже)

Сценарий 2: Отмена заявки не была выполнена.
В таком случае (см. на пример ниже) отменить отправку уже невозможно, так как данные по заявке уже были переданы в лаборатории, что в свою очередь означает, что исследование начато.

Посмотрите обновления в работе и подключите нужные функции

Запустила работу системы SQNS в 115 медицинских центрах. Ответит на все ваши вопросы.

Оставьте заявку, и личный менеджер бесплатно подберёт инструменты, идеально подходящие под задачи вашей клиники.

Полина

Эксперт отдела внедрения

Будьте в курсе новых анонсов вебинаров и актуальных новостей блога SQNS

Инструкция по работе с KDL

Посмотрите обновления в работе и подключите нужные функции

Подпишитесь на нашу еженедельную рассылку