Загрузка справочников
из MS Excel

Общая информация

Модуль загрузки справочников из MS Excel предоставляет две возможности:

• Первоначальная загрузка информации в справочники.
• Групповое редактирование справочников. Например, изменение цен услуг и товаров

Загрузить из MS Excel можно следующие справочники:

• Справочник «Услуги»
• Справочник «Услуги + Исследования»
• Справочник «Товары»
• Справочник «Пациенты»
• Справочник «Сотрудники»
• Справочник «Контрагенты»
• Справочник «Типы исследований»
• Справочник «Услуги ЗТЛ»
• Справочник «Дневники из шаблонов визитов»
• Справочник «Поступление товаров»

Модуль загрузки данных расположен в разделе «Настройки - Загрузка из Excel». Интерфейс модуля загрузки:

Загрузка справочника производится в 4 этапа:

Выберите загружаемый справочник из выпадающего списка, затем скачайте шаблон загружаемого справочника, нажав на ссылку «Скачать шаблон».
На основании загруженного шаблона подготовьте файл для загрузки (описание шаблона для каждого справочника приведено ниже)
Загрузите файл в систему. Для этого нажмите кнопку «Загрузить файл», выберите на компьютере файл, подготовленный для загрузки, и кликните по ссылке «Импортировать данные из файла».
По результатам загрузки данных будет сформирован отчет с информацией о количестве созданных (отредактированных) объектов и количестве ошибок.

Описание шаблона справочника «Услуги»

Файл шаблона загрузки справочника «Услуги» содержит 6 листов.
На первом листе «Услуги» задаются параметры услуг.
На втором листе «Врачи» для каждой услуги можно задать врачей, которые оказывают услугу. Второй лист можно не заполнять (в этом случае при загрузке услуг врачи, оказывающие услуги, заданы не будут).
На третьем листе «Метки услуг» указываются метки, которые необходимо привязать к услугам. Лист содержит информацию о наименовании метки и услуге, к которой она относится. Заполнение листа является необязательным. При отсутствии данных метки к услугам привязаны не будут.
На четвертом листе «Материалы» указываются материалы, используемые при оказании услуг. В листе задаются сведения о материале, складе списания и количестве, а также услуге, к которой относится материал. Лист можно не заполнять. Если указанные материалы отсутствуют в системе, услуги будут загружены без их привязки.
На пятом листе «Ресурсы» указываются ресурсы, связанные с оказанием услуг. В листе задается информация о ресурсе и услуге, к которой он относится. Заполнение листа является необязательным.
На шестом листе «Страховые компании» указывается информация о стоимости услуг для страховых компаний. В листе задаются страховая компания, стоимость услуги и услуга, к которой относятся данные. При отсутствии заполнения листа услуги будут загружены без привязки к страховым компаниям.
Каждая строка листа «Услуги» соответствует одной услуге.
Данные об услугах должны начинаться со второй строки файла (первая строка предназначена для заголовка)
Порядок столбцов в шаблоне можно изменять.
Перед загрузкой справочника «Услуги» нужно сделать следующие подготовительные действия:
● Создать перечень категорий услуг в справочнике «Услуги» (к созданным категориям будут привязываться загружаемые из MS Excel услуги)
● Заполнить справочник единиц измерения (он находится в разделе «Склад» на вкладке справочники).
● Заполнить справочник сотрудников (в случае если информация о сотрудниках, которые оказывают услуги, будет загружаться из файла MS Excel)

Таблица листа «Услуги» содержит следующие столбцы:

«№» - уникальный номер (ID) услуги в системе. Поле не является обязательным для заполнения. Если ID услуги указан, при загрузке не будет создана новая услуга, а будет отредактирована информация о существующей услуге.
 «Наименование» - обязательное поле.
 «Наименование для печати» - используется для вывода в печатных формах. Необязательное поле.
 «Код номенклатуры медицинских услуг» - код услуги по номенклатуре, если используется. Необязательное поле.
 «Категория» - наименование категории услуг, к которой нужно отнести создаваемую (или редактируемую) услугу. Поле является обязательным для заполнения. На момент загрузки категория должна существовать в справочнике.
 «Цена» - обязательное поле. Выводится в визите. Через загрузку можно установить только фиксированную цену.
 «Диапазон цен» - значение да/нет. Указывает, используется ли для услуги диапазон цен.
 «Цена от» - нижняя граница диапазона. Заполняется, если поле «Диапазон цен» = Да.
 «Цена до» - верхняя граница диапазона. Заполняется, если поле «Диапазон цен» = Да.
 «Дорогостоящая услуга (код 02)» - значение да/нет. Указывает, является ли услуга дорогостоящей.
 «Единица измерения» - обязательное поле. Выбирается из справочника уже существующих единиц измерения, которые необходимо заполнить перед загрузкой.
 «Продолжительность» - необязательное поле. Указывается в формате чч:мм (часы:минуты).
 «Использовать для онлайн-записи» - обязательное поле. Возможные значения да/нет.
 «Цвет услуги» - необязательное поле. Если цвет уже заполнен и его удалить при загрузке, цвет у услуги пропадёт.
 «Артикул» - внутренний артикул услуги. Необязательное поле.
 «Комментарий» - текстовое поле для примечаний. Необязательное поле.
 «Ставка НДС» пациента - поле обязательно для заполнения, если у вас 2 системы налогообложения.
 «Гарантия» - необязательное текстовое поле. Указывается срок гарантии на услугу.

Лист «Врачи» содержит следующие столбцы:

«ID Врача» - уникальный номер (ID) врача в системе. Поле, необязательное для заполнения.
«Имя», «Фамилия», «Отчество» врача. Обязательно должно быть заполнено по крайней мере одно из трех полей.
«ID Услуги» - уникальный номер (ID) услуги в системе. Поле, необязательное для заполнения.
«Услуга» - наименование услуги. В случае, если заполнено поле «ID Услуги», поле «Услуга» можно не заполнять.
В случае, если услугу оказывают несколько врачей, в таблице должно быть столько строк, посвященных этой услуге, сколько мастеров ее оказывают.

Лист «Метки услуг» содержит следующие столбцы:

«ID метки услуг» — уникальный идентификатор метки (обязательное поле).
«Название» — наименование метки (необязательное поле).
«ID Услуги» — идентификатор услуги, к которой относится метка (обязательное поле).
«Услуга» — наименование услуги, к которой относится метка (необязательное поле).

Лист «Материалы» содержит следующие столбцы:

«ID товара» — идентификатор материала (обязательное поле).
«Название» — наименование материала (необязательное поле).
«ID склада» — идентификатор склада, с которого производится списание. Если в поле будет пустое значение - будет подставляться склад по умолчанию (обязательное поле).
«Списать со склада» — указывается наименование склада, с которого будут происходить списание материала (необязательное поле).
«Списать за визит» — указывается, каким образом производится списание. Возможные значения: да/нет (обязательное поле).
«Количество» — количество списываемого материала (обязательное поле).
«ID Услуги» — идентификатор услуги, к которой относится материал (обязательное поле).
«Услуга» — наименование услуги, к которой относится материал (необязательное поле).

Лист «Ресурсы» содержит следующие столбцы:

«ID ресурса» — уникальный идентификатор ресурса (обязательное поле).
«Название» — наименование ресурса (необязательное поле).
«ID Услуги» — идентификатор услуги, к которой относится ресурс (обязательное поле).
«Услуга» — наименование услуги, к которой относится ресурс (необязательное поле).

Лист «Страховые компании» содержит следующие столбцы:

«ID страховой компании» — уникальный идентификатор страховой компании (обязательное поле).
«Название» — наименование страховой компании (необязательное поле).
«Стоимость» — стоимость услуги для данной страховой компании (обязательное поле).
«Код услуги» — код услуги в страховой компании (обязательное поле).
«ID Услуги» — идентификатор услуги (обязательное поле).
«Услуга» — наименование услуги (необязательное поле).

Описание шаблона справочника «Пациенты»

Файл шаблона загрузки справочника «Пациенты» включает 2 листа.
Первый лист «Пациенты» содержит информацию о пациентах клиники.
На втором листе («Категории») пациентов можно отнести к определенным категориям. Например, «постоянный пациент», «черный список» или «VIP пациент». Второй лист можно не заполнять (в этом случае пациенты не будут отнесены к каким-либо категориям).
Каждая строка листа «Пациенты» соответствует одному пациенту.
Данные о пациентах должны начинаться со второй строки файла (первая строка предназначена для заголовка).
Порядок столбцов в шаблоне можно изменять.
Перед загрузкой справочника «Пациенты» необходимо создать перечень категорий пациентов в справочнике «Категории пациентов» раздела «Продажи» (к созданным категориям будут отнесены загружаемые из MS Excel пациенты).

Таблица листа «Пациенты» содержит следующие столбцы:

● «№» - уникальный номер (ID) пациента в системе. Поле не является обязательным для заполнения. Если ID указан, при загрузке не будет создан новый пациент, а будет отредактирована информация о существующем пациенте.
● «Фамилия», «Имя», «Отчество» пациента – обязательным является заполнение по крайней мере одного из трех полей.
Если ID пациента не указан, но в базе уже существует пациент с такими же как в загружаемом файле фамилией, именем и отчеством – новый пациент при загрузке создан не будет, а будет отредактирован существующий.
● «Номер медкарты» пациента - поле не является обязательным для заполнения.
● «Номер полиса ОМС» пациента - поле не является обязательным для заполнения.
● «Телефон» - основной сотовый телефон пациента. Поле не является обязательным для заполнения (информация из этого поля используется в модуле sms-рассылок). Телефон должен содержать 10 символов (чисел). Символы в телефоне могут быть разделены пробелами или дефисами. Перед десятью символами сотового телефона могут быть указаны символы «8» или «+7».
● «Дополнительный телефон» пациента - поле не является обязательным для заполнения. Дополнительный телефон может быть указан в любом формате, можно перечислить через запятую несколько телефонов
● «Баланс» - текущий баланс на счете пациента. Баланс исчисляется в рублях. Поле может содержать как положительное, так и отрицательное значение.
● «Сумма продаж» - общая сумма покупок пациента в клинике. Сумма продаж исчисляется в рублях. При отсутствии покупок, введите в поле 0.
● «Визитов» - количество визитов пациента в клинику. Если визитов не было, введите в поле 0.
● «Скидка» - размер действующей скидки пациента. Скидка исчисляется в %. Если пациенту не предоставлена скидка, введите в поле 0.
● «E-mail» пациента - поле не является обязательным для заполнения. Поле должно содержать значение в формате «xxx@xxx.xx»
● «Пол» пациента – поле не является обязательным для заполнения. В поле «Пол» можно указать одно из 2 значений – «Муж» или «Жен».
● «Разрешить SMS» - возможность отправки SMS-сообщений пациенту. Если пациент дал согласие на получение таких сообщений, введите в поле «да». Иначе введите «нет» (в этом случае пациент не будет получать сообщения).
● «День рождения» пациента - поле не является обязательным для заполнения. Значение поля должно соответствовать одному из 2 форматов – «ДД.ММ» - для указания даты рождения без года рождения или «ДД.ММ.ГГГГ» - для указания даты рождения с годом рождения.
● «№ Карты» - номер дисконтной карты пациента. Данное поле не является обязательным для заполнения.
● Адрес пациента (поля «Город», «Улица», «Дом», «Квартира») – все поля являются необязательными для заполнения.
● «Контрагент» - наименование контрагента, если пациент является его представителем. Поле не является обязательным для заполнения.
● «Тип» - тип пациента. Введите один из вариантов: новые, потенциальные, остальные. Поле не является обязательным для заполнения.
● «Дата последнего визита» - дата последнего визита пациента в клинику. Указывается в формате «ГГГГ.ММ.ДД». Поле не является обязательным для заполнения.
● «Комментарий» - дополнительная информация о пациенте. Поле не является обязательным для заполнения.
Второй лист шаблона файла загрузки («Категории») позволяет отнести пациентов к определенным категориям. Данный лист не является обязательным для заполнения.

Лист «Категории» содержит следующие столбцы:

● «ID Категории» - уникальный номер (ID) категории пациентов в системе. Поле, необязательное для заполнения.
● «Категория» - наименование категории пациентов. В случае, если заполнено поле «ID Категории», поле «Категория» можно не заполнять.
● «ID пациента» - уникальный номер (ID) пациента в системе. Поле, необязательное для заполнения.
● «Имя», «Фамилия», «Отчество» пациента. Должно быть заполнено по крайней мере одно из трех полей. В случае, если заполнено поле «ID пациента», данные поля можно не заполнять.
● «Телефон» - основной сотовый телефон пациента. Поле не является обязательным для заполнения (информация из этого поля используется в модуле sms-рассылок). Телефон должен содержать 10 символов (чисел). Символы в телефоне могут быть разделены пробелами или дефисами. Перед десятью символами сотового телефона могут быть указаны символы «8» или «+7».
● «Дополнительный телефон» пациента - поле не является обязательным для заполнения. Дополнительный телефон может быть указан в любом формате, можно перечислить через запятую несколько телефонов.
В случае, если пациент относится к нескольким категориям, в таблице должно быть столько строк по этому пациенту, в сколько категорий он входит.

Описание шаблона справочника "Товары"

Каждая строка файла для загрузки справочника «Товары» соответствует одному товару.
Данные о товарах должны начинаться со второй строки файла (первая строка предназначена для заголовка).
Порядок столбцов в шаблоне можно изменять.
Перед загрузкой справочника «Товары» нужно сделать следующие подготовительные действия:
● Создать перечень категорий товаров в справочнике «Товары» (к созданным категориям будут привязываться загружаемые из MS Excel товары)
● Заполнить справочник единиц измерения (он находится в разделе «Склад» на вкладке справочники).

Таблица данных шаблона содержит следующие столбцы:

●    «№» - уникальный номер (ID) товара в системе. Поле не является обязательным для заполнения. Если ID товара указан, при загрузке не будет создан новый товар, а будет отредактирована информация о существующем товаре (без сохранения ранее загруженного рисунка для товара).
●    "Наименование" - наименование товара. Поле является обязательным для заполнения.
●    «Категория» - наименование категории товаров, к которой нужно отнести создаваемый (или редактируемый) товар. Поле является обязательным для заполнения.
●    «Цена» - цена продажи товара. Поле является обязательным для заполнения.
●    «Ед. измерения (продажа)» - полное наименование единицы измерения товара для продажи из справочника «Единицы измерения». Поле является обязательным для заполнения.
●    «Ед.изм. (списание)» - полное наименование единицы измерения товара для списания из справочника «Единицы измерения». Поле не является обязательным для заполнения.
●    «1 ед.изм. д/п = ед.изм. д/с» - соотношение между единицами измерения для продажи и списания. Например, "1 штука" = "200 миллилитров". Поле является обязательным для заполнения, если указаны обе единицы измерения.
●    «Единица измерения» - полное наименование единицы измерения из справочника «Единицы измерения». Поле является обязательным для заполнения.
●    "Артикул" - артикул товара. Поле не является обязательным для заполнения
●    "Комментарий" - любое текстовое примечание о товаре. Поле не является обязательным для заполнения

Описание шаблона справочника "Сотрудники"

Каждая строка файла для загрузки справочника «Сотрудники» соответствует одному работнику.
Данные о сотрудниках должны начинаться со второй строки файла (первая строка предназначена для заголовка).
Порядок столбцов в шаблоне можно изменять.
Перед загрузкой справочника «Сотрудники» необходимо создать перечень должностей в справочнике «Должности» раздела «Сотрудники» системы.

Таблица данных шаблона содержит следующие столбцы:

●    «№» - уникальный номер (ID) сотрудника в системе. Поле, необязательное для заполнения.
●    «Имя», «Фамилия», «Отчество» сотрудника. Обязательно должно быть заполнено по крайней мере одно из трех полей.
●    «Должность» - наименование должности сотрудника в точном соответствии со справочником «Должности».
●    «Телефон» – номер контактного телефона сотрудника. Поле не является обязательным для заполнения.
●    «E-mail» – адрес электронной почты сотрудника. Поле не является обязательным для заполнения.
●    «День рождения» – дата рождения сотрудника в формате «ДД.ММ.ГГГГ». Поле не является обязательным для заполнения.
●    «Паспорт» - в соответствующих полях необходимо ввести серию, номер, дату и место выдачи паспорта сотрудника. Поле не является обязательным для заполнения.
●    «ИНН» - номер ИНН сотрудника. Поле не является обязательным для заполнения.
●    «Комментарий» - дополнительная информация о сотруднике. Поле не является обязательным для заполнения.

Описание шаблона справочника "Контрагенты"

Каждая строка файла для загрузки справочника «Контрагенты» соответствует одному юридическому лицу.
Данные о контрагентах должны начинаться со второй строки файла (первая строка предназначена для заголовка).
Порядок столбцов в шаблоне можно изменять.

Таблица данных шаблона содержит следующие столбцы:

●    «№» - уникальный номер (ID) контрагента в системе. Поле, необязательное для заполнения.
●    «Наименование» – наименование юридического лица. Поле, обязательное для заполнения.
●    «ИНН» и «КПП» контрагента. Информация из этих полей будет использоваться при печати документов, например, расходных накладных.
●    «Адрес» – адрес контрагента, который будет использоваться при печати документов.
●    «Телефон» – контактный телефон контрагента.
●    «E-mail» – контактный e-mail контрагента.
●    «Контактное лицо» – ФИО контактного лица контрагента.
●    «Комментарий» – дополнительная информация о контрагенте.