Воронка продаж

В МИС SQNS появился новый инструмент — Воронка продаж, доступный на всех тарифах.

Инструмент позволяет наглядно отслеживать и управлять заявками от клиентов. Визуально воронка представлена в виде доски с этапами, между которыми можно перемещать карточки заявок.

На данный момент сервис находится в бета-режиме.

Подключив воронку продаж, вы уже сейчас сможете:

• вести учёт всех входящих заявок (создание заявок пока осуществляется вручную);
• создавать воронки под индивидуальные задачи клиники (планы лечения, холодная база, неактивная база, сервисные обзвоны, листы ожидания);
• создавать отдельные воронки под сегментированные аудитории;
• автоматически создавать карточки в воронке из онлайн-записи.

Важно: по умолчанию воронка продаж доступна только владельцу аккаунта.

1. Чтобы предоставить доступ сотруднику, перейдите в раздел
2. Настройки — Управление правами доступа.
3. В наборе прав доступа выберите:

• Продажи — Справочники — Воронки продаж;
• Воронка продаж — Воронка продаж по умолчанию.

3. Нажмите кнопку «Сохранить».
После этого сотруднику будет открыт доступ к воронке продаж и справочнику воронок.

2. Нажмите кнопку «+ Создать».

3. Укажите название воронки. При необходимости включите параметр «Отображать по умолчанию».

Параметр «Отображать по умолчанию» определяет, какая воронка будет открываться при нажатии в расписании на пункт «Воронка продаж».

По умолчанию в системе автоматически создана демонстрационная воронка «Исходящие записи».

Если настройки этой воронки подходят под ваши задачи, вы можете использовать её без изменений или отредактировать под свои процессы.

Перейти в демонстрационную воронку можно:

1. Через раздел Продажи — Воронка по умолчанию.

2. Через раздел Расписание — Воронка продаж.

После перехода откроется страница воронки продаж «Исходящие записи».

В основной части страницы отображаются этапы воронки с карточками заявок.

Карточка в воронке продаж — это информация о пациенте, представленная в виде карточки.
Она помогает выстроить путь клиента от первого контакта с клиникой до визита.

1. Чтобы добавить карточку, нажмите кнопку создания карточки внутри нужного этапа или в верхней части воронки.

2. В открывшемся окне выберите:

• создать карточку нового пациента;
• либо выбрать существующего пациента.

3. После выбора откроется окно заполненной карточки пациента.

4. Если карточка создаётся сразу на определённом этапе, этот этап будет автоматически указан в поле «Этап в воронке».

Важно: для сохранения карточки необходимо выбрать этап, на котором она будет создана.

5. После сохранения карточка появится на выбранном этапе воронки.

При использовании онлайн-записи все записи пациентов могут автоматически фиксироваться в воронке продаж в виде карточек.

Это позволяет:

• централизованно обрабатывать обращения из онлайн-записи;
• распределять заявки между сотрудниками;
• отслеживать конверсию записей в визиты.

Общая логика работы
В системе для работы с онлайн-заявками автоматически создается воронка «Входящие заявки».
Данная воронка предназначена для отображения и обработки обращений пациентов, которые были оформлены через онлайн-запись.

При записи пациента через онлайн-запись система автоматически создает карточку в воронке продаж. Карточка содержит данные пациента и информацию о записи и далее обрабатывается по стандартному сценарию работы с воронкой.

Включение онлайн-записи

Чтобы заявки из онлайн-записи начали поступать в воронку продаж, необходимо включить модуль онлайн-записи в настройках системы.

Для этого:
1. Перейдите в раздел Настройки.
2. Откройте раздел Онлайн запись и приложение.
3. Включите модуль онлайн записи.

После включения визиты, оформленные через онлайн запись, будут автоматически фиксироваться в воронке продаж.

Работа с заявками из онлайн-записи
Сотрудники могут:

● просматривать новые заявки в воронке «Входящие заявки»;
● открывать карточку заявки для просмотра информации о пациенте и записи;
● связываться с пациентом для уточнения или подтверждения записи;
● перемещать карточку по этапам воронки в соответствии с процессом обработки заявки.
Использование отдельной воронки для онлайн-обращений позволяет контролировать количество поступающих заявок и отслеживать статус их обработки.

Изменение настроек воронки
При необходимости можно изменить настройки обработки онлайн-заявок:

● выбрать другую воронку, в которую будут попадать заявки из онлайн-записи;
● изменить этап, на который будет автоматически создаваться карточка.

Настройка выполняется в параметрах соответствующей воронки. Это позволяет адаптировать процесс обработки онлайн-записей под внутренние регламенты клиники.

Примечание. Включить настройку «Добавлять визиты из онлайн-записи» можно только для одного этапа в воронке.

Этап в воронке — это шаг, который проходит клиент от первого контакта до визита.
В интерфейсе этап представлен в виде колонки.

Переместить карточку можно двумя способами:

1. Перетащить карточку мышью на нужный этап.

2. Изменить этап в списке внутри самой карточки.

Перейти в настройки воронки можно двумя способами:

• через кнопку «Настройки» внутри воронки;

Чтобы переименовать воронку или выбрать её для отображения по умолчанию, нажмите кнопку рядом с названием воронки.

Для добавления нового этапа:

1. Нажмите кнопку «+ Добавить».

2. В открывшемся окне укажите:

• название этапа;
• цвет;
• действие (при необходимости).

Действие в воронке — это автоматическое действие, привязанное к этапу.

Пример: при переводе карточки на этап «Записан на визит» автоматически открывается окно записи на визит.

Доступные действия:

• Открытие окна записи на визит — при перемещении карточки открывается окно создания визита;
• Открытие окна записи в лист ожидания — при перемещении карточки открывается окно записи в лист ожидания;
• Визит подтверждён — карточка переходит на этап при смене статуса визита на «Подтверждён»;
• Визит не подтверждён — карточка переходит на этап при смене статуса визита на «Не подтверждён»;
• Визит состоялся — карточка переходит на этап при статусе «Пациент пришёл»;
• Визит отменён — карточка переходит на этап при статусе «Визит отменён».

После создания новый этап добавляется в конец списка этапов.

Этапы можно:

• перемещать;
• редактировать;
• настраивать отображение;
• удалять.

2. При сохранении изменений откроется модальное окно записи в лист ожидания, так как для этого этапа настроено соответствующее действие.

3. После заполнения и сохранения карточка переместится на этап «Лист ожидания».

4. Далее переместим карточку на этап «Запись на визит».

5. Откроется окно создания нового визита.

6. Если в визите изменить статус с «Не подтверждён» на «Пациент пришёл», карточка автоматически переместится на соответствующий этап воронки.

Как выгрузить данные из воронки продаж
Чтобы получить данные из воронки в формате Excel, выполните два простых шага:

1. Сперва перейдите в нужную воронку, с которой необходимо выгрузить данные. Далее нажмите на кнопку “Выгрузить”

Для чего это нужно
Функция импорта и экспорта данных в формате Excel позволяет:

• масштабировать работу — загружать сразу сотни записей, экономя время менеджеров;
• анализировать данные в привычной среде (Excel) — строить отчёты, графики, сегментировать клиентов;
• синхронизировать данные между системами (например, переносить клиентскую базу из внешних источников);

2. Система автоматически сформирует и скачает файл в формате xls. Важно! Данные из воронки выгружаются с примененными фильтрами

Как загрузить данные в воронку продаж
Чтобы добавить новую информацию в воронку, выполните следующие шаги:

1. Для того, чтобы загрузить новые данные в воронку необходимо перейти в нужную воронку продаж.
2. Далее нажмите на кнопку “Загрузить”. Откроется окно “Загрузки из Excel”

3. Затем скачайте шаблон для загрузки, нажав на ссылку «Скачать шаблон».

4. На основании скачанного шаблона подготовьте файл для загрузки.

5. Далее загрузите файл в систему. Для этого нажмите кнопку «Загрузить файл», выберите файл, подготовленный для загрузки, и кликните по ссылке «Импортировать данные из файла».

6. По результатам загрузки данных будут созданы карточки пациентов на этапе с включенным признаком “Создавать карточки при импорте пациентов

В воронке продаж доступна система фильтров, которая позволяет быстро находить нужные карточки и работать только с определённой группой заявок. С помощью фильтров можно отобрать карточки по этапу воронки, ответственному сотруднику, автору карточки, полу пациента или последнему действию менеджера.

Фильтры располагаются в верхней части интерфейса воронки продаж и могут применяться как по отдельности, так и в комбинации друг с другом. Это позволяет более точно настроить отображение карточек.

Чтобы применить фильтр:
1. Нажмите кнопку «+» в панели фильтров.
2. Выберите нужный параметр фильтрации.
3. Укажите одно или несколько значений.
4. После выбора карточки в воронке автоматически отобразятся в соответствии с заданными условиями.

Фильтр «Этапы»
Фильтр «Этапы» позволяет отобразить карточки, находящиеся на определённых этапах воронки продаж. Можно выбрать один или несколько этапов одновременно.

Доступные варианты:
● Неразобранные - новые карточки, по которым еще не начата работа.
● Лист ожидания - карточки пациентов, ожидающих появления свободного времени для записи.
● Запись на визит - карточки пациентов, которые уже записаны на прием.
● Пациент пришел - карточки пациентов, визит которых состоялся.
● Визит отменен - карточки отмененных записей.
● Архив - завершенные карточки, перемещенные в архив.
Фильтр удобно использовать для просмотра карточек на конкретных этапах работы или для анализа текущего статуса заявок.

Фильтр «Куратор»
Фильтр «Куратор» позволяет отобразить карточки, закрепленные за определенным сотрудником. Можно выбрать одного или нескольких сотрудников.

Фильтр «Автор»
Фильтр «Автор» позволяет отобразить карточки в зависимости от того, какой сотрудник их создал. Можно выбрать одного или нескольких сотрудников.

Фильтр «Пол»
Фильтр «Пол» позволяет отобрать карточки по полу пациента.
Доступные варианты:
● Мужской
● Женский
При необходимости можно выбрать оба варианта одновременно.

Фильтр «Действия менеджера»
Фильтр «Действия менеджера» позволяет отобразить карточки в зависимости от последнего зафиксированного действия менеджера при работе с заявкой.

Доступные варианты:
● Не работал с карточкой - по карточке ещё не было зафиксировано действий менеджера.
● Дозвонился - менеджер успешно связался с пациентом.
● Не взял трубку - пациент не ответил на звонок.
● Отказ - пациент отказался от записи или услуги.
Перезвонить - требуется повторный контакт с пациентом..